CRM, которую никто не проектировал: как мы автоматизировали подготовку турниров по маджонгу

Коротко о чём статья

Kōkasoku — портал Евразийской ассоциации риичи-маджонга. Риичи — японская версия маджонга со своей турнирной системой и Европейской ассоциацией маджонга (EMA), которая ведёт рейтинг и аккредитует турниры. В ассоциации восемь стран: Армения, Грузия, Сербия, Черногория, Кыргызстан, Болгария, Узбекистан и Азербайджан. На портале 205 игроков, 10 клубов и 13 проведённых турниров.

Как мы собрали сам портал и за неделю выросли с двух стран до пяти, мы уже рассказывали в статье «Как мы навайбкодили международный портал». Эта статья о следующем шаге. Мы не садились «делать CRM». Мы закрывали по одной боли организаторов, и через несколько месяцев из этих решений сложилась Mahjong CRM: с записью на турниры, документами для EMA, учётом инвентаря и доской подготовки турнира, где часть пунктов отмечается сама.

Шаг 1. База игроков

Любая CRM начинается с базы контактов. У нас контакт — это игрок, а его история разбросана по четырём-пяти системам:

• Pantheon — система учёта партий, в ней клубы ведут рейтинги и рассадку на турнирах;
• Mahjong Soul и Tenhou — главные онлайн-площадки для игры в риичи;
• mahjong.click — история турниров в русскоязычном сообществе;
• EMA — европейский рейтинг и номер игрока.

Мы свели это в одну карточку игрока: клубные партии, онлайн-ранги, турниры, место в рейтинге EMA. Для Tenhou пришлось сделать свой архив: официальные логи лежат на отдельном компьютере, а на сервер уходят только партии наших игроков. Так мы не нагружаем сторонние сервисы и не зависим от них.

Отдельно портал собирает из открытых источников данные об игроках вне ассоциации: результаты EMA и чемпионатов мира. Когда такой игрок записывается на турнир, организатор сразу видит, кто к нему едет.

Шаг 2. Запись на турниры

Раньше запись на турнир выглядела так: заявки в личных сообщениях, таблица у организатора, и непонятно, кто подтвердил участие, кто оплатил взнос и кто в итоге придёт.

Что мы сделали:

• Онлайн-запись на странице турнира. Если у клуба свой сайт, форма встаёт туда одной строкой кода.
• Уведомление о каждой заявке приходит организатору в Telegram.
• Отметки в списке участников: «подтверждён», «оплатил», «пришёл». Деньги портал не принимает — это чек-лист для контроля.
• Рассылки участникам через Telegram-бота. По каждому видно: получил, подтвердил или у человека нет Telegram, и ему надо написать лично.
• Разбивка по странам: сразу видно, сколько приезжих.
• Ники для Pantheon: список записавшихся с их никами, чтобы быстро завести всех в событие турнира.

Через портал игроки записались на турниры почти 150 раз. Пример — страница Чемпионата Сербии по риичи, где уже 50 участников из двенадцати стран.

Шаг 3. Чек-листы для аккредитации EMA

Чтобы турнир шёл в европейский рейтинг, его аккредитует EMA. Правила жёсткие, а заявку легко вернуть из-за мелочи. Заявку подаёт представитель страны (национальная федерация), но готовит её организатор.

Портал заполняет заявку по форме EMA и сам проверяет её по правилам 2026 года:

• срок подачи — не позже чем за 12 недель до турнира;
• достаточно ли сессий на число дней;
• участников не меньше 16, а в заявке организатор обещает принять до 32 игроков — и на столько человек должен быть готов по столам и наборам;
• есть ли судьи;
• наблюдатель EMA — из другой страны;
• не пересекается ли турнир с другими в календаре EMA.

То, что по данным не проверить, организатор отмечает сам: 25% мест оставлены иностранцам, есть оборудование, призы не денежные.

После турнира портал готовит отчёт о результатах в Excel по шаблону EMA и общую часть отчёта наблюдателя в Word. Личные наблюдения можно дописать вместе с ИИ-ассистентом: портал подключается по MCP к Claude, ChatGPT или Codex, и у ИИ уже есть чек-лист по всем вопросам отчёта.

Шаг 4. Инвентарь

Перед каждым турниром повторялось одно и то же: у кого есть наборы для игры, у кого маты (покрытия для столов) и хватит ли их на всех.

Теперь клубы и игроки ведут свой инвентарь на портале: наборы с размером тайлов и пометкой «турнирный», маты по типам — с бортиками и лотками, лайт, без бортиков. Представитель страны видит инвентарь всех клубов сразу.

Как из этого получилась CRM

К этому моменту у федерации страны было всё нужное в одном месте: клубы, игроки, номера EMA и квоты на чемпионаты, турниры, инвентарь, рассылки. Мы собрали это в Mahjong CRM страны — рабочее место представителя федерации. Не хватало одного: самой подготовки турнира как процесса.

Шаг 5. Доска подготовки турнира

Шаблон мы не придумывали. Осенью прошли турниры Pumpkin Tiles в Тбилиси и Ереване. Ереванский турнир стал первым турниром EMA в Армении: 20 игроков из трёх стран, результаты опубликованы на сайте EMA. Подготовку организаторы вели руками: чек-листы, посты в чат турнира, список закупки, обзвон запасных площадок. Мы сравнили эти записи с нашим шаблоном и разделили работу на две части: что может сделать портал и что остаётся людям.

Получилась доска в виде канбана: колонки «Сделать», «В работе», «Ждём ответа», «Готово» и карточки по разделам — площадка, заявка в EMA, судьи, гости из-за рубежа, анонс, чат турнира, запись, призы и бюджет, оборудование, день турнира, после турнира. У каждой карточки свой чек-лист и срок, который считается от даты турнира.

Пункты, которые закрываются сами

Это главное отличие от обычного таск-трекера. Часть пунктов портал отмечает сам по своим данным, и организатор их не трогает:

• Площадка и карта указаны в описании турнира.
• Заявка в EMA прошла проверку, согласована представителем, подана и подтверждена. Статус портал сверяет с официальным календарём EMA, даже если заявку подавали не через портал.
• Судьи и наблюдатель указаны, и карточка показывает, кто именно. Если у наблюдателя не указана страна, пункт не закроется, а карточка подскажет, чего не хватает.
• Анонс ушёл подписчикам страны в Telegram.
• Итоги подтянулись из Pantheon.
• Отчёты для EMA приняты. Если EMA опубликовала результаты турнира, значит, отчёты она приняла — пункт закрывается сам.
• Столы, наборы и маты. Портал считает, сколько нужно: записавшиеся, округлённые до столов по четыре человека, но не меньше 16 игроков у турнира EMA, и ещё один запасной набор. Потом сверяет с инвентарём клубов страны.

Подсказки внутри пунктов

Где пункт за человека не закрыть, портал готовит всё, чтобы сделать его быстрее.

• «Договориться с владельцами наборов»: список, кому писать, с готовым текстом просьбы. Первым идёт клуб-организатор, маты без бортиков — в последнюю очередь.
• Посты для чата турнира: правила и судейство, событие в Pantheon, как найти зону турнира, время сбора, кофе-брейк, афтерпати. Данные турнира подставляются сами. Пост о правилах хранится в одном месте: поменяли правила — пост обновился на всех досках.
• Кофе-брейк: список закупки считается от числа людей — вода, стаканы, печенье — с поправкой на маджонг: без жирного и шоколада, которые остаются на тайлах.

Бюджет

В каждой карточке можно завести расходы: количество, цену и сколько потратили. Над доской — четыре цифры: бюджет из взносов, запланированные расходы, потраченное и остаток.

Турниры по маджонгу — некоммерческая история: взносы почти никогда не покрывают расходы, и организаторы обычно уходят в минус. Поэтому бюджет на доске нужен, чтобы видеть это заранее, а не после турнира.

Считается он честно. У предстоящего турнира — по записавшимся, но не меньше минимума игроков. У прошедшего — по факту, по игрокам в итогах. Ереванский Pumpkin Tiles мы организовывали сами: собрали 100 000 драмов (20 игроков по 5 000), потратили 95 180, остаток 4 820 — редкий случай, когда турнир вышел в ноль.

Когда план ломается

Площадка может отказать, когда заявка в EMA уже подана с её адресом. Для этого в карточке площадки есть кнопка «Площадка сорвалась — ищем заново»: отметки выбора площадки снимаются, карточка возвращается в работу, и появляется задача сообщить в EMA о смене адреса — заявка ведь уже подана со старым. CRM, которая не умеет откатываться, через неделю начинает врать.

Работа в команде и с ИИ

Организаторов у турнира несколько. На доске есть ответственные, история правок, комментарии с фото (например, вариантов помещения) и ссылка на конкретную карточку. На телефоне колонки листаются свайпом.

Доска доступна ИИ-ассистенту через MCP. Представитель страны пишет в Claude «что у нас осталось по турниру» — ассистент видит доску, отмечает пункты и оставляет комментарии. Например, через неделю после ереванского турнира Claude по доске и комментариям напомнил, что ещё не опубликованы итоги с фото и пост-благодарность площадке, судьям и спонсорам.

Шаг 6. CRM турниров для представителя страны

Последний слой — вид сверху на все турниры страны.

• Канбан. Каждый турнир — карточка. В колонку он встаёт сам по этапу: черновик, на согласовании, подготовка, прошёл. На карточке видны прогресс подготовки, просроченные пункты, статус EMA и число записавшихся. Клик открывает доску подготовки этого турнира.
• Календарь. Те же турниры и задачи, что на канбане, но по датам. Рядом — все турниры EMA, включая соседние страны: перед выбором даты сразу видно, с чем пересекаемся.
• Свои задачи. Не всё в работе федерации — турниры. «Найти новое помещение для клуба» заводится там же, с тем же чек-листом, комментариями и бюджетом.

Что это значит для бизнеса

Не проектируйте CRM на бумаге. Мы ни разу не садились «делать CRM». Каждый шаг закрывал одну конкретную боль, и CRM собралась из того, что уже работало и чем уже пользовались.

Самое ценное — пункты, которые закрываются сами. Обычная CRM просит человека отчитаться: поставь галочку, что заявка подана. Наша смотрит в данные и ставит галочку сама. Человеку остаётся только то, чего система знать не может: договориться с площадкой, выбрать призы.

Шаблон процесса берите у тех, кто уже делает работу руками. Лучший чек-лист подготовки турнира мы нашли не в регламенте, а в заметках организаторов, которые только что провели турнир.

Подход переносится. Конференции, соревнования, курсы, клубные мероприятия — везде есть повторяющиеся события, база участников, документы и ресурсы, которые нужно собрать к дате. Логика та же: сначала данные, потом автоматические проверки, потом доска, где человеку остаётся только человеческое.

Если у вас похожая задача — повторяющиеся события, заявки, документы и команда, которая ведёт всё в таблицах и чатах, — напишите нам, разберём, что можно автоматизировать первым.

Mahjong CRM: kokasoku.com/mahjong-crm

AI MAP — AI-решения и бизнес-автоматизация, Ереван